Algemene voorwaarden
HRtop100 B.V.
Artikel 1. Begrippen
1.1 HRtop100 B.V.:
De besloten vennootschap die het HRtop100-initiatief organiseert, waaronder het jaarlijkse event/awardshow, aanverwante side-events, contentproductie (o.a. podcasts, video, fotografie, artikelen) en de online stemperiode via de Website.
1.2 Organisator:
HRtop100 B.V.
1.3 Deelnemer:
De natuurlijke persoon die genomineerd is of zich aanmeldt voor (onderdelen van) het HRtop100-initiatief, waaronder HR-directeuren/CHRO’s en sprekers/panelleden.
1.4 Sponsor/Partner:
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met de Organisator een sponsor- of samenwerkingsafspraak sluit met betrekking tot het initiatief.
1.5 Bezoeker:
Iedere natuurlijke persoon die het Event of een side-event fysiek of digitaal bijwoont.
1.6 Stemmer:
Iedere natuurlijke persoon die tijdens de stemperiode via de Website een stem uitbrengt.
1.7 Event:
Het jaarlijkse HRtop100-event/awardshow en eventuele side-events die onder hetzelfde initiatief vallen.
1.8 Content:
Alle door of namens Organisator geproduceerde of vastgelegde inhoud, waaronder podcasts, video’s, foto’s, artikelen, social posts en bijbehorende metadata, evenals door Deelnemers en Sponsors aangeleverde materialen voor publicatie.
1.9 Website:
www.hrtop100.nl en subdomeinen/pagina’s die functioneel gelieerd zijn aan het initiatief (waaronder de stemomgeving).
1.10 Overeenkomst:
Iedere overeenkomst tussen Organisator en een Deelnemer, Sponsor/Partner, Bezoeker of Stemmer, inclusief de doorverwijzingen naar deze algemene voorwaarden.
Artikel 2. Toepasselijkheid en documenthiërarchie
Artikel 2.1
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door Organisator aangeboden of uitgevoerde activiteiten, waaronder het
Event, de stemperiode, registratie, contentproductie en sponsor/samenwerkingsafspraken, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 2.2
Afwijkingen zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk door Organisator bevestigd.
Artikel 2.3
Toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 2.4
Documenthiërarchie bij tegenstrijdigheid: (i) een individueel schriftelijk overeengekomen sponsor- of samenwerkingsovereenkomst en/of media-/licentie-addendum; (ii) deze algemene voorwaarden; (iii) event-huisregels/locatieregels; (iv) informatie op de Website.
Artikel 2.5
Verwijzingen naar de privacy- en cookieverklaring op de Website maken integraal onderdeel uit van de rechtsverhouding, maar gaan niet vóór op de volgorde in 2.4.
Artikel 3. Totstandkoming van overeenkomsten
Artikel 3.1
Alle aanbiedingen van Organisator zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Artikel 3.2
Een Overeenkomst komt tot stand door (elektronische) bevestiging van een aanmelding/registratie door Organisator, of door ondertekening van een afzonderlijke sponsor- of samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 3.3
Kennelijke vergissingen of verschrijvingen in aanbiedingen en/of bevestigingen binden Organisator niet.
Artikel 3.4
Organisator kan aanmeldingen of nominaties weigeren of selecteren zonder opgave van redenen, onder meer op programmatische, redactionele of capaciteitsgronden.
Artikel 4. Rollen, toelating en gedragscode
Artikel 4.1 Selectie en nominaties
Organisator bepaalt de selectie- en nominatiecriteria, en kan nominaties cureren, samenvoegen, wijzigen of intrekken indien daar redactionele of organisatorische redenen voor zijn.
Artikel 4.2 Toelating Event
Organisator kan Bezoekers of Deelnemers de (verdere) toegang ontzeggen bij schending van deze voorwaarden, event-huisregels of ongewenst gedrag. Locatieregels zijn van toepassing en kunnen door beveiliging/locatiebeheer worden gehandhaafd.
Artikel 4.3 Gedragscode
Intimidatie, discriminatie, agressie, ongeautoriseerde commerciële benadering en het hinderen van opnames of andere programmatische onderdelen zijn verboden.
Artikel 4.4 Overdraagbaarheid
Een registratie voor het Event is persoonsgebonden, tenzij Organisator voorafgaand en schriftelijk instemt met vervanging.
Artikel 5. Periode en platform
Artikel 5.1 Periode en platform
De stemperiode, stemcategorieën en publicatiemomenten worden op de Website bekendgemaakt. Wijzigingen in periode of categorieën kunnen door Organisator worden aangebracht.
Artikel 5.2 Stemgeldigverklaring
Organisator kan maatregelen toepassen ter waarborging van geldige stemmen (bijv. e-mail-, IP- of device-limieten, captcha’s, verificaties).
Artikel 5.3 Anti-fraude
Het gebruik van bots, scripts, geautomatiseerde systemen, tijdelijke/disposable e-mailadressen of andere manipulaties is verboden. Organisator mag verdachte stemmen verwijderen, accounts blokkeren en deelnemers diskwalificeren.
Artikel 5.4 Eindoordeel
De meetmethode, verwerking van stemmen en het eindoordeel van Organisator zijn bindend. Eventuele correcties of opschoning worden naar redelijkheid toegepast.
Artikel 5.5 Privacy
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van stemmen vindt plaats conform de privacyverklaring op de Website, waarin onder meer rechtsgrond, doeleinden en bewaartermijnen zijn opgenomen.
Artikel 6. Opnames, portretrecht en gebruiksrechten
Artikel 6.1 Opnames tijdens Event en productie
Tijdens het Event en bij aanverwante producties (zoals podcasts, interviews, fotoshoots) kunnen beeld- en geluidsopnames worden gemaakt. Door deelname of betreding van de locatie stemt Deelnemer/Bezoeker in met het maken van opnames en openbaarmaking daarvan.
Artikel 6.2 Licentie van Deelnemer/Bezoeker
Deelnemer en Bezoeker verlenen aan Organisator een kosteloze, niet-exclusieve, overdraagbare en sublicentieerbare licentie om naam, functie, portret, stem, biografische gegevens en uitlatingen vast te leggen, te verveelvoudigen en openbaar te maken in het kader van het HRtop100-initiatief en de promotie daarvan, voor de duur van onbepaalde tijd, wereldwijd en via alle huidige en toekomstige media- en distributiekanalen.
6.3 Aangeleverde Materialen
Voor door Deelnemer of Sponsor aangeleverde teksten, beelden, logo’s en presentaties verklaart de betreffende partij dat hij/zij gerechtigd is deze te verstrekken en verleent hij/zij Organisator een licentie als in 6.2 beschreven, voor publicatie in het kader van het initiatief. De betreffende partij vrijwaart Organisator en haar partners tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op rechten (waaronder IE- en portretrechten) in verband met deze Materialen.
6.4 Rechten van Organisator
Alle IE-rechten op door of namens Organisator geproduceerde Content blijven bij Organisator of diens licentiegevers. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, ontvangt de wederpartij geen eigendom of exclusief gebruiksrecht op de Content.
6.5 Ruim deelrecht voor betrokkenen met bronvermelding
Onverminderd 6.4 geldt: iedere Deelnemer aan de betreffende Content (waaronder Sponsors/Partners, HR-directeuren/CHRO’s en hun organisaties) krijgt een kosteloze, niet-exclusieve licentie om de betreffende door Organisator geproduceerde Content te delen en te herplaatsen voor eigen communicatie- en PR-doeleinden, mits met duidelijke bronvermelding “HRtop100” en, waar redelijk, een link naar www.hrtop100.nl. Dit recht is wereldwijd en geldt voor onbepaalde tijd, zonder recht op wijziging/bewerking anders dan passend bij het gebruikte kanaal (formaat/duur).
6.6 Bezwaren
Zwaarwegende en gemotiveerde bezwaren tegen specifieke publicaties kunnen schriftelijk bij Organisator worden gemeld. Organisator beoordeelt redelijkerwijs of aanpassing of verwijdering passend is, zonder tot zodanige aanpassing of verwijdering verplicht te zijn.
Artikel 7. Prijzen, kosten en betaling (alleen voor Sponsors/Partners en betaalde diensten)
Artikel 7.1
Alle vermelde bedragen zijn in euro’s en exclusief btw en eventuele servicekosten, tenzij anders aangegeven.
Artikel 7.2
Organisator kan kennelijke fouten in prijsvermeldingen herstellen.
Artikel 7.3
Betalingstermijn en -wijze worden in de sponsor-/samenwerkingsovereenkomst of op de factuur vermeld. Bij uitblijven van tijdige betaling is de wederpartij van rechtswege in verzuim en is wettelijke (handels)rente verschuldigd.
Artikel 7.4
Buitenrechtelijke en gerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de wederpartij, conform de daarvoor geldende staffels en regelgeving.
Artikel 8. Annulering/verplaatsing van het Event en overmacht
Artikel 8.1 Geen annuleringskosten voor Deelnemers/Bezoekers
Deelnemers en Bezoekers betalen geen deelname/ticketprijs en kunnen te allen tijde kosteloos afzien van deelname. Eventuele vervanging (op naam) kan tot 24 uur vóór aanvang na schriftelijke bevestiging door Organisator.
Artikel 8.2 Annulering of verplaatsing door Organisator
Indien het Event noodzakelijkerwijs wordt geannuleerd of verplaatst (bijv. wegens onvoldoende haalbaarheid, veiligheids- of vergunningseisen, ziekte van sleutelfiguren, of andere zwaarwegende omstandigheden), informeert Organisator betrokkenen zo spoedig mogelijk.
Artikel 8.3 Passende oplossing voor Sponsors/Partners
Indien Sponsors/Partners reeds hebben betaald en het Event wordt geannuleerd (zonder vervangende datum) of zodanig ingrijpend gewijzigd dat de overeengekomen prestaties substantieel veranderen, treden Organisator en Sponsor/Partner in overleg om een passende, gelijkwaardige waardeoplossing te bieden. Voorbeelden: alternatieve zichtbaarheid/activatie, (co-)brandede contentproducties, verlenging of verplaatsing van sponsoruitingen, of een proportionele (deel)credit voor een volgende editie. Restitutie is niet de standaard; partijen streven eerst naar gelijkwaardige waarde in natura of equivalent.
Artikel 8.4 Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke macht van Organisator waardoor nakoming onmogelijk of onredelijk bezwarend wordt (o.a. staking, epidemie/pandemie, overheidsmaatregelen, beveiligingsissues, storingen nuts/internet, brand, overstroming, oorlog, onlusten, of uitval van locatie/techniek). In geval van overmacht worden verplichtingen opgeschort zolang de overmacht voortduurt; alternatieven en waardecompensatie richting Sponsors/Partners worden naar redelijkheid beoordeeld
conform artikel 8.3
Artikel 9. Aansprakelijkheid en vrijwaring
Artikel 9.1
Organisator spant zich in voor een zorgvuldig verloop van het Event, de stemperiode en publicaties, maar garandeert niet dat de Website en/of stemfunctionaliteit ononderbroken en foutloos beschikbaar zijn.
Artikel 9.2
Iedere aansprakelijkheid van Organisator is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat in het desbetreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Organisator wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico. Bij ontbreken van dekking is de aansprakelijkheid beperkt tot het door de betrokken Sponsor/Partner betaalde bedrag voor het betreffende onderdeel, met een absoluut maximum van €25.000.
Artikel 9.3
Organisator is niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, gemiste besparingen, of schade door bedrijfsstagnatie.
Artikel 9.4
Deelnemer, Bezoeker en Sponsor/Partner garanderen dat hun handelen en aangeleverde Materialen geen inbreuk maken op rechten van derden en vrijwaren Organisator tegen aanspraken van derden ter zake.
Artikel 10. Privacy, gegevensbescherming en cookies
Artikel 10.1
Persoonsgegevens worden verwerkt conform de privacyverklaring van HRtop100 B.V., beschikbaar op de Website.
Artikel 10.2
Voor het stemmen en registratie kunnen functionele en analytische cookies en/of vergelijkbare technieken worden gebruikt. Details staan in de cookieverklaring op de Website.
Artikel 10.3
Indien en voor zover Organisator in opdracht van een Sponsor/Partner persoonsgegevens verwerkt als verwerker, worden afspraken vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Bij strijdigheid prevaleert de verwerkersovereenkomst.
Artikel 11. Intellectuele eigendomsrechten website, naam en materialen
Artikel 11.1
Alle rechten op de Website, de naam en het logo HRtop100, formats, programmatische concepten, vormgeving en overige (bron)materialen behoren toe aan Organisator of haar licentiegevers.
Artikel 11.2
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Organisator is het niet toegestaan om (substantieel) delen van de Website of Content te kopiëren, hergebruiken of te exploiteren anders dan toegestaan in deze voorwaarden.
Artikel 12. Slotbepalingen
Artikel 12.1
Indien enige bepaling nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de nietige/vernietigde bepaling.
Artikel 12.2
Organisator kan deze voorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden worden op de Website gepubliceerd en treden in werking op de daarin vermelde datum. Voor reeds gesloten Overeenkomsten geldt de versie die gold ten tijde van totstandkoming, tenzij de wijziging redelijkerwijs geen nadeel toebrengt of dwingend recht dit vereist.
Artikel 12.3
Op deze voorwaarden en alle daaruit voortvloeiende rechtsverhoudingen is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te [Amsterdam], behoudens dwingendrechtelijke competentieregels.
Artikel 13. Identiteit van HRtop100 B.V.
Artikel 13.1
HRtop100 B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42062637, met btw-identificatienummer 869535948B01 en statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudend aan Peter Wotkehof 16, 1087 DG Amsterdam.
Artikel 13.2
HRtop100 B.V. is bereikbaar via e-mail: [info@hrtop100.nl] en via de Website: www.hrtop100.nl.