Privacyverklaring HRtop100 B.V.  

1. Wie wij zijn

  • HRtop100 B.V. (“HRtop100”, “wij”) organiseert het jaarlijkse HRtop100-initiatief (event/awardshow, stemmaand en contentproductie zoals podcasts, video en artikelen).
  • Statutaire naam: HRtop100 B.V.
  • KvK: 42062637 | BTW: 869535948B01
  • Adres: Peter Wotkehof 16, 1087 DG Amsterdam
  • E-mail: [info@hrtop100.nl]
  • Website: www.hrtop100.nl HRtop100 is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.

2. Op wie dit van toepassing is

  • Websitebezoekers.
  • Stemmers tijdens de stemmaand.
  • Deelnemers/Genomineerden/Sprekers (incl. HR-directeuren/CHRO’s).
  • Bezoekers van het event (fysiek/online).
  • Sponsors/Partners en hun contactpersonen.

3. Welke gegevens we verwerken en waarom 

3.1. Websitebezoekers

  • Gegevens: IP-adres, cookie-ID’s, apparaat-/browserinfo, bezochte pagina’s, klikgedrag, voorkeuren.
  • Doelen: sitefunctionaliteit en beveiliging; statistiek/analyses om de site te verbeteren; eventueel marketing/retargeting met toestemming.
  • Grondslag: gerechtvaardigd belang (functioneel/essentieel); toestemming voor niet-essentiële cookies.

3.2 Stemmers

  • Gegevens: naam, e-mailadres, stemkeuze(n), motivatie, tijdstip, IP/device-gegevens (anti-fraude), optioneel organisatie/rol.
  • Doelen: stemmen mogelijk maken en valideren; integriteit van het stemproces waarborgen; rapportage en publicatie van uitslagen (geaggregeerd); communicatie over de uitslag (indien passend).
  • Grondslag: uitvoering van een (quasi-)overeenkomst (de stemdienst) en ons gerechtvaardigd belang bij een eerlijke stemming; voor nieuwsbrieven alleen met toestemming.

3.3 Deelnemers/Genomineerde/Sprekers

  • Gegevens: naam, functie, organisatie, contactgegevens, bio, foto, citaten, socialprofielen, audio-/video-opnames (podcasts, eventregistraties), planning en (indien van toepassing) contractuele gegevens.
  • Doelen: selectie en organisatie van programma; productie en publicatie van content; verslaglegging en promotie van het initiatief.
  • Grondslag: uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang (publicitaire verslaglegging en archivering). Voor publicatie van portret/audio/video baseren we ons mede op de overeengekomen licentie/toestemming (zie Algemene Voorwaarden).

3.4 Eventbezoekers 

  • Gegevens: naam, contactgegevens, registratie-informatie, aanwezigheidsdata; beveiligingsbeelden van de locatie (indien van toepassing).
  • Doelen: toegangs- en bezoekersbeheer; veiligheid; evaluatie van het event.
  • Grondslag: uitvoering overeenkomst (registratie/toegang) en gerechtvaardigd belang (veiligheid/organisatie).

3.5 Sponsors/Partners

  • Gegevens: namen en contactgegevens van contactpersonen, organisatie- en factuurgegevens, contractdata, activaties/afspraken.
  • Doelen: sluiten en uitvoeren van sponsorovereenkomsten; facturatie; rapportage van tegenprestaties.
  • Grondslag: uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

4. Hoe lang wij bewaren

  • Stemmingsdata: ruwe validatiegegevens (IP/device) max. [90 dagen] voor anti-fraude; uitslaggegevens en minimale auditlogs tot [2 jaar] na de editie.
  • Content (podcasts, video, artikelen, foto’s): voor de duur van het initiatief en redactioneel archief voor onbepaalde tijd.
  • Contract- en factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
  • Account/communicatiegegevens: zolang nodig voor het doel of wettelijk vereist, of totdat je je toestemming intrekt (voor nieuwsbrieven).

5. Delen met derden. We delen gegevens alleen wanneer nodig voor onze doelen met:

  • Hosting en infrastructuur: [bijv. TransIP/Cloudprovider], EU/EER of met passende waarborgen.
  • E-mail en nieuwsbrief: [bijv. Mailchimp/Sendinblue/Spotler] (buiten EER alleen met passende waarborgen).
  • Analytics: [bijv. Google Analytics met IP-masking] of privacyvriendelijk alternatief.
  • Event/ticketing en formulieren: [bijv. Eventbrite/Formtool].
  • Productie/streaming: [bijv. Riverside, Vimeo/YouTube, podcastplatforms].
  • Anti-fraude/rate limiting: [tooling indien gebruikt]. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Waar doorgifte buiten de EER plaatsvindt, treffen we passende waarborgen (zoals EU-standaardclausules).

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, dataportabiliteit, beperking van verwerking en bezwaar. Waar verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die altijd intrekken.

  • Verzoeken: mail [info@hrtop100.nl].
  • Identificatie: we kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren.
  • Klacht: je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling in transit, toegangsbeheer, logging/monitoring en periodieke beoordeling van rechten en bewaartermijnen.

8. Minderjarigen

Onze activiteiten richten zich op professionals. We verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

9. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op www.hrtop100.nl met versiedatum.
Contact Voor vragen of verzoeken: info@hrtop100.nl.